Zettelwirtschaft, Chaos in der Ablage und ungefähr einhundertmillionenundzweiunddreißig Haftnotizen um, am und über dem Bildschirm. Kommt dir das bekannt vor? Herzlichen Glückwunsch, du bist damit nicht alleine. Wie schnell passiert es, dass man so einen wichtigen Anruf vergisst oder eine gesetzte Frist verplant, weil es einfach untergeht? Definitiv zu oft. Damit dir das nicht mehr passiert, habe ich dir meine Kniffe für die perfekte Organisation im Home Office zusammengefasst.
Altmodisch aber wirksam!
Meine erste Anschaffung war ein strukturierter Planer, den ich selbst gestaltet und somit auf meine Bedürfnisse angepasst habe. Vermutlich bin ich was das angeht ziemlich altmodisch, aber ich komme besser mit meinen Gedanken klar, wenn ich sie schriftlich auf Papier bringe. In meinen Kalender trage ich Deadlines ein, geplante Blogposts und wichtige Termine. Somit plane ich quasi meine nächsten zwei bis drei Wochen komplett durch und bin dann vorerst beruhigt. Der Planer ist im A5 Format und somit immer griffbereit dabei. Mit Apps komme ich nur bedingt zurecht. Meiner Meinung nach ist man digital zu abhängig – Akku leer, App spinnt, oder sonstige Technische Probleme. Dringende Termine speichere ich aber trotz allem zusätzlich als Alarm im Smartphone. Somit gibt es keine Chance, einen Termin zu versäumen.
Jetzt kommt mein absoluter Favorite… ich oute mich hier als absolute Textmarker-Fanatikerin. Ich liebe Marker in allen Farben und Ausführungen. Und damit werden vor allem meine Listen strukturiert. Jede Aufgabenkategorie hat eine eigene Farbe: Anrufe, Email, Angebot oder reine Textarbeit. Auf meiner täglichen To-Do Liste habe ich so sofort den Überblick und weiß, was mich erwartet. Außerdem ist es dazu auch noch hübsch fürs Auge.
Eines für Alles – hier kommt meine Empfehlung!
Wie du bemerkt hast, arbeite ich organisatorisch viel auf Papier. Nichtsdestotrotz empfehle ich dir, in ein gutes Tool für Rechnungen, Angebote und Kunden zu investieren. Hier hast du alles auf einen Blick und sparst auch einen Haufen Zeit und Nerven bei der Erstellung von Dokumenten und Auftragsplanungen. Ich benutze nun seit knapp 2 Monaten das Tool GOODLANCE und bin sehr zufrieden. Du kannst deine Kunden mit allen wichtigen Daten anlegen und mit ein paar Klicks ein professionelles Angebot erstellen. Sobald dein Kunde das Angebot annimmt, genügt ein weiterer Klick, um eine Rechnung daraus zu generieren. So sparst du dir das lästige Schreiben von Dokumenten. Auf dem Dashboard hast du die wichtigsten Dinge immer im Blick und kannst diese nun systematisch abarbeiten. Goodlance bietet dir außerdem eine übersichtliche Auftragsplanung mit To-Dos und Meilensteinen. Organisierter geht es kaum! Noch dazu versorgen die Jungs von Goodlance dich regelmäßig mit Updates und für Fragen gibt es eine Facebookgruppe, in der dir sofort geholfen wird! Für mich eine 1A Innovation für den Freelancer oder Unternehmeralltag gepaart mit bestem Support und kinderleichter Bedienung. Mein Home Office Alltag hat sich damit nicht nur verbessert, ich kann auch schneller agieren und dank der mobilen App auch von unterwegs schnell ein Angebot senden. Somit vermeiden sich lange Wartezeiten für den Kunden und du hast dein Büro immer dabei! Wenn du Goodlance auch testen möchtest, klick einfach auf den nachfolgenden Link: https://goodlanceapp.com/de/
Struktur und nochmal Struktur
Es klingt völlig banal, aber ein übersichtlicher Arbeitsplatz ist in meinen Augen das A und O in der Organisation. Ich benutze sowohl Ablagen, als auch Hängeregister, um Ordnung in mein Chaos zu bringen. Mein Schreibtisch ist an sich sehr clean gehalten mit ein paar wenigen Dekoelementen. Stiftehalter, kleine Boxen und Pinnwände sorgen für den perfekten Überblick und dafür, dass ich alles sofort griffbereit habe. Wann hast du deinen Arbeitsplatz zuletzt entrümpelt und neu strukturiert? Das wirkt Wunder!
Nicht nur offline sollte Ordnung herrschen, sondern auch auf deinem Rechner. Um die volle Kontrolle zu haben, sind bei mir einige Ordner angelegt. Für Briefings, Angebote, Rechnungen und falls ich langfristige Kunden habe auch nach für Kunden selbst. Ein Ordner gehört außerdem ganz mir selbst. Darin werden Blogartikel und Content für meine Website abgelegt. Um alles zu sichern führe ich zudem regelmäßige Backups durch. Hier bin ich wieder bei meinem ersten Punkt: falls die Technik dich im Stich lässt, habe immer eine Absicherung! Was ich persönlich hasse, sind zugemüllte Desktops. Wofür genau haben wir Ordner? Wenn alles auf dem Startbildschirm abgestellt wird? Stell dir deinen Desktop deshalb wie einen Eingangsbereich vor. Du solltest ordentlich empfangen werden, ohne über sämtliche Dinge zu stolpern 😉
Zu guter Letzt: kurze Auszeit. Auch dein Kopf muss mal abschalten, um dem Chaos zu entkommen. Auch wenn wir als Selbstständige selbst und ständig arbeiten: gönne dir eine Pause und erhole dich. Vielleicht über die kommenden Feiertage?
Was sind deine ultimativen Organisationstipps im Home Office Alltag? Wenn dir der Artikel geholfen hat, teile ihn gerne mit deinen Kollegen!